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Présentation Générale de BâtiArt.
Découvrez l’environnement de travail et les différents menus du logiciel
Préférences de l’Entreprise
BâtiArt est multi entreprises.
- Après avoir créé l’entreprise principale titulaire de la licence d’utilisation, vous pouvez créer d’autres entreprises.
- Chaque entreprise peut avoir sa propre configuration.
- Vous pouvez importer dans une entreprise les paramètres et certains fichiers d’une autre entreprise. (Paramètres, articles, ouvrages, devis)
Familles d’articles
Comment saisir ou modifier les paramètres famille d’articles.
- Le logiciel propose deux catégories : Fourniture et main d’œuvre.
- On peut affecter à un article une famille et une sous famille.
- Quand on se positionne sur une fiche article, on a une vue immédiate des devis, des factures et des ouvrages contenant cet article.
- On peut accéder directement à n’importe lequel de ces documents en un clic.
- BâtiArt gère aussi l’historique des prix de cet article avec le pourcentage de variation de ces prix.
- On peut importer les tarifs de ses fournisseurs directement dans BâtiArt (fichiers texte ou Excel)
Clients
- BâtiArt propose trois catégories pour la relation commerciale : Client, Contact et Prospect
- Un prospect est une fiche client sans aucun devis ou facture, si l’on crée un devis, BâtiArt le bascule automatiquement en contact, si l’on crée une facture, si un devis est accepté ou si on crée un acompte, BâtiArt le bascule automatiquement en client.
- Quand on se positionne sur une fiche client, on a une vue immédiate sur la totalité des devis, factures et paiements regroupés par document de ce client.On peut accéder directement à n’importe lequel de ces documents en un clic.
Fournisseurs
- BâtiArt propose deux catégories : classique et sous-traitant
- BâtiArt permet de saisir des factures fournisseur simples avec une date d’échéance, on peut scanner et associer une image de la facture complète à cette facture simplifiée.
- On peut accéder directement à n’importe lequel de ces documents en un clic.
Ouvrages
- Quand on se positionne sur une fiche ouvrage, on a une vue immédiate des devis et des factures contenant cet ouvrage.
- On peut affecter à un ouvrage une famille et une sous famille.
- On peut accéder directement à n’importe lequel de ces documents en un clic.
Salariés
- BâtiArt propose une gestion des salariés, avec des couts horaire et mensuel, et un taux horaire de facturation.
- Quand on se positionne sur une fiche salarié, on a une vue immédiate du travail détaillé par chantier effectué dans une période donnée (entièrement paramétrable), avec total du chiffre d’affaire réalisé par le salarié dans cette période
Devis
BâtiArt propose de classer les devis en 10 catégories dont deux sont personnalisables :
- En cours : Devis en cours de réalisation
- Appel d’offre : devis remis au client
- Accepté : devis accepté
- Chantier : chantier commencé
- Préparation facture : Ajout des suppléments, modifications …
- Facturé : Chantier fini et facture réalisé
- Refusé : devis refusé
- Sans réponse : on n’a jamais reçu de réponse
- Personnalisable 1 : exemple (devis à modifier)
- Personnalisable 2 : exemple (devis à modèle)
Certaines de ces catégories sont attribuées automatiquement en fonction de l’action réalisée mais toutes peuvent être modifiées manuellement.
On peut affecter une couleur à chaque catégorie pour une distinction chaine dans l’affichage.
BâtiArt peut gérer jusqu’à trois taux de TVA par devis et par facture.
BâtiArt est compatible avec la nouvelle règlementation sur la TVA pour les sous-traitants (TVA en Autoliquidation)
On peut saisir une remise ou une majoration globale avec lissage sur toutes les lignes ou sur une seule ligne.
On saisi les acomptes depuis la fiche devis, on a juste à saisir le montant TTC de l’acompte et le numéro de chèque éventuel, tout le reste est saisi automatiquement par BâtiArt, date, numéro acompte, client, mode de paiement y compris le libellé (Acompte N° x dur devis n° : x), tous ces champs sont modifiables.
On peur saisir un acompte de solde, le montant est alors saisi automatiquement.
Si le devis contient un taux de TVA réduit, BâtiArt le détecte et propose l’impression de l’attestation TVA réduite, on a alors le choix entre les deux modèles d’attestation et les champs concernant le client et les taux de TVA sont remplis automatiquement par BâtiArt.
BâtiArt gère aussi les demandes d’acompte (Demandées par les banques, administrations ou certaines entreprises)
On peut affecter à chaque devis les pièces jointes (Plans, photos, courrier …), on pourra accéder à cette pièce d’un clic dans son format, texte, tableur, photo, fichier …
Quand on se positionne sur une fiche devis, on a une vue immédiate sur les coordonnées client et chantier, sur les acomptes versés, sur un aperçu du corps de devis, sur un aperçu du suivi de chantier si on l’a créé et sur les pièces jointes de ce devis.
LE CORPS DU DEVIS
Le corps du devis peut être divisé en tranches et sous tranches, avec tranche et sous tranche de variante.
Les couleurs des différents types de ligne sont paramétrables pour une distinction claire du devis. (Tranche, sous-tranche, variante, sous-variante, article, ouvrage, ligne commentaire, saut de page)
On peut saisir des articles et ouvrages, on peut sélectionner les articles et ouvrages dans une liste, on peut importer une partie ou la totalité d’un devis ou d’une facture par simple sélection sans saisir une ligne, on peut importes les lignes d’un fichier Excel sans saisir une seule ligne. (Pratique pour importer un appel d’offre ou un descriptif extérieur)
Chaque fonction réalisable est attribuée à un bouton visible et explicite avec une description de sa fonction affichée quand on le survole. (Plus besoin de chercher des fonctions cachées dans un sous menu lui-même caché …)
Le devis peur être imprimé, envoyé par courrier électronique, enregistré au format PDF, exporté vers un traitement de texte ou un tableur …
Un devis peut être transformé en facture ou en situation d’avancement en un clic de souris.
Tous les acomptes, pièces jointes et suivi de chantier sont alors automatiquement affectés à la facture tout en étant visible depuis la fiche du devis.
Ce devis sera alors marqué comme facturé, on ne pourra plus le modifier, mais sont contenu pourra toujours être importé depuis un autre devis ou une facture.
Suivi de chantier
- BâtiArt permet de créer un suivi de chantier à partir d’un devis ou d’une facture.
- Ce suivi de chantier reprend exactement la structure du document d’origine (Hors variantes et lignes de commentaires).
- La saisie les heures de travail et des quantités s’effectue poste pour chaque ligne du suivi.
- Il suffit de sélectionner dans la liste le ou les salaries (ou le sous traitent), de saisir une quantité ou un pourcentage réalisé, un nombre d’heures (et le reste est réalisé automatiquement par BâtiArt.
- La saisie des fournitures est aussi simple.
- Affectation d’une facture fournisseur à ce suivi lors de sa création, création directe d’une facture fournisseur affectée au suivi ou saisi de fournitures par fournisseur.
- L’avancement du suivi de chantier peut servis à facturer une situation de travaux, les quantités effectuées seront alors affectées aux quantités de la facture.
- Si le document à l’origine du suivi est modifié, BâtiArt vous demandera si vous voulez actualiser le suivi de chantier. Dans l’affirmative, les quantités seront actualisées et les nouvelles lignes ajoutées.
Factures
- Il existe deux types de factures : simple ou facture d’avancement (situation)
- Une facture peut être créée directement, depuis un devis ou depuis une autre facture pour les situations.
- L’avancement d’une situation peut être saisi directement dans le corps de la facture (en quantité ou en pourcentage) ou en utilisant le suivi de chantier s’il existe.
- BâtiArt gère les relances clients (1ère Relance et 2ème Relance) en un clic de souris, le courrier et les montants sont remplis automatiquement par BâtiArt, ce courrier est automatiquement créé en pièce jointe du dossier.
- BâtiArt détecte la présence d’un taux de TVA réduit, propose à l’impression de la facture l’impression de l’attestation TVA pré remplie.
On retrouve les mêmes fonctionnalités que dans les devis pour la création et l’impression.
Factures fournisseurs
- BâtiArt permet de saisir des factures fournisseur simples : Numéro facture, montant de la facture, date de paiement, affectation éventuelle à un suivi de chantier.
- Vous pouvez scanner une image de la facture détaillée et l’affecter à votre document ; cela permet d’avoir une vision directe de la facture sans rechercher le document dans les archives ou chez le comptable.
- Vous pouvez ainsi savoir en permanence le chiffre réalisé avec tel ou tel fournisseur et gérer l’échéancier des paiements.
Tarifs fournisseurs
- BâtiArt permet de gérer le tarif des fournisseurs, pour un contrôle facilité des factures.
- Avec mise à jour les prix, réalisation d’un historique de la variation des prix et création d’une liste des articles dont la variation de prix semble élevée pour interrogation du fournisseur.
Tableau de bord
- BâtiArt possède un tableau de bord qui vous permet dans une même fenêtre d’avoir une vue sur toutes les données de l’entreprise (Clients, fournisseurs, salariés, devis, factures, suivis de chantier)
- On peut accéder à n’importe quel document directement du tableau de bord.